Adatvédelmi és adatkezelési szabályzat

Adatvédelmi és adatkezelési Szabályzat

Hatályos: 2019.04.23-tól

______________________

Hencz András

alelnök

Előszó

A Magyar Vakok és Gyengénlátók Bács-Kiskun Megyei Egyesülete (a továbbiakban: Egyesület) a 2016-ban elfogadott Európai Uniós Általános Adatvédelmi Szabályzat rendelkezése alapján saját Adatvédelmi és Adatkezelési szabályzattal rendelkezik. Az Egyesület tagjai Adatkezelési Hozzájáruló Nyilatkozatot töltenek ki, amellyel hozzájárulnak ahhoz, hogy az Egyesület az Alapszabályban meghatározott célok érdekében adataikat nyilvántartsa és kezelje.

Az Egyesület az Alapszabályban meghatározott módon irodát működtet, ahol az adatok kezelése és tárolása megvalósul.

1.Az adatok kezelése és tárolása

a) Az Egyesület az Adatvédelmi Szabályzatban meghatározott adatokat kezeli és tárolja, így:

- a tagok neve, lakcíme, születési ideje és helye, anyja neve, a tagok telefonszáma, email címe

- az Alapszabályban a tagsági jogviszony létesítéséhez meghatározott dokumentumokat tárolja: a látássérülés tényét igazoló szemészeti ambuláns lapok, orvos szakértői bizottsági határozatok másolatai.

b) Az Egyesület az adatokat papíralapon, mappákba rendezve tárolja. A személyes adatokat elektronikusan is tárolja az irodában, az Egyesület kóddal ellátott számítógépén valamint felhő alapú tárhelyén.

c) Az Egyesület a munkavállalók személyes adatait, valamint a megváltozott munkaképességű munkavállalók esetében szükséges orvosi dokumentumok másolatait papíralapon, mappákba rendezve és az orvosi dokumentumok másolatai kivételével elektronikusan tárolja.

2. Az adatkezelés célja és tárolási ideje:

a) Az egyesületi tagok adatai:

- az Alapszabályban meghatározott adatokat kezeli és tárolja az abban foglaltak alkalmazása, az egyesületi tagok jogainak gyakorlása és az egyesületi működés érdekében.

- az egyesületi tagok címére, email címére az Egyesület tájékoztatókat küld eseményekről, rendezvényekről, pályázati lehetőségekről, segédeszköz vásárlási lehetőségekről, vagy más, a látássérülést, vagy a tagsági jogviszonyt érintő programról.

- az egyesület a pályázati rendezvények, közgyűlések, egyéb események alkalmával jelenléti ívet készíthet, amelyeken a tagok neve, és elérhetősége szerepel. Ezeket - az elszámolási szabályokat figyelembe véve - 5 évig tárolja.

- az egyesület a pályázati rendezvények, közgyűlések, egyéb események alkalmával digitális felvételt (fényképet, videofelvételt) készíthet, amelyeket az egyesület korlátlanul felhasználhat, és nyilvánosan közzétehet saját elektronikus felületein.

- az Egyesület a tagok nevét, elérhetőségét a Magyar Vakok és Gyengénlátók Országos Szövetsége számára továbbítja, amennyiben a tagok onnan szolgáltatásokat vesznek igénybe.

- az Egyesület az adatokban bekövetkezett változásokat rögzíti.

b) Munkavállalók adatai:

- az Egyesület a munkavállalók adatait a jogviszony szerinti jogok és kötelezettségek alkalmazása érdekében kezeli és tárolja, az azokban bekövetkezett változásokat rögzíti.

- az Egyesület a bérszámfejtéshez szükséges adatokat az Egyesülettel vállalkozói szerződéses jogviszonyban álló könyvelőnek átadja.

c) az Egyesület a tagok és munkavállalók adatait a biztonsági mentést követően, külső adattárolón is 5 évig tárolja.

d.) A kezelt adatok maximális tárolási idejének végéig a rendszergazda megvizsgálja az adatok épségét és avulását, a nem megfelelő adatminőség esetében annak törlését kezdeményezi az Elnöknél.

3. Az adatok kezelésére jogosult személyek

a)      Adattárolás, kezelés

-      az Egyesület az irodavezetőt, a megbízólevéllel rendelkező területfelelősöket, az Egyesületben adminisztrációval megbízott személyt jelöli ki elsődlegesen az adatok tárolására, kezelésére.

-      az Egyesülettel vállalkozói szerződéses jogviszonyban álló könyvelő jogosult a munkavállalók bérszámfejtéshez szükséges adatainak kezelésére.

-      az Egyesület Alapszabályban meghatározott módon megválasztott elnöke, akadályoztatása esetén az alelnöke jogosult az adatok kezelésére.

b)     Hozzáférés az adatokhoz

-      az egyesület irodavezetője, adminisztrációval megbízott személy, megbízott területfelelősök az Alapszabályban meghatározott módon megválasztott elnök, akadályoztatása esetén az alelnök jogosult hozzáférni az adatokhoz.

-      az Egyesületben rendszergazda feladatkörrel megbízott személy jogosult hozzáférni az adatokhoz, melyek elektronikusan tároltak. Valamint jogosult hozzáférni az Egyesület elektronikus levelező rendszeréhez.

c)      Levelezés

-      az Egyesület papíralapú küldeményeit, leveleit az irodavezető, az Egyesület elnöke, akadályoztatása esetén az egyesület alelnöke veheti át.

-      a kimenő leveleket, küldeményeket az irodavezető, az adminisztrációval megbízott személy kezelheti.

-      az Egyesület megbízott területfelelősei a területükön élő személyek számára a velük kapcsolatos ügyekben leveleket küldhetnek, fogadhatnak.

-      az Egyesület elektronikus levelezését az irodavezető, az elnök, akadályoztatása esetén az alelnök, és a rendszergazda kezelhetik.

-      az Egyesület elektronikusan tárolt adatainak biztonsági mentését a rendszergazda havonta végzi.